Wie du vom Eventmanagement mit HubSpot profitierst

Themen: Inbound Marketing, HubSpot, Eventmanagement, Leadgewinnung, Events, Marketing Automation, Digitalisierung, Lead Management, Marketing-Tipps, Vertriebs-Tipps

Messen, Events und andere Präsenzveranstaltungen sind für jede Art von Vertrieb essenziell und gelten nach wie vor als starker Kanal für die Leadgenerierung und Kontaktpflege. Insbesondere im B2B sind Produktpräsentation, Informationsveranstaltung oder Schulung sowie der Verkauf vor allem ein People-Business. Eines, das durch digitale Tools - beispielsweise Marketing Automation - perfekt ergänzt und verlängert werden kann (aha).

Bereits vor der Corona-Pandemie ist die Bedeutung von Messen für den Marketing-Mix stetig gesunken und hatte in den Krisenjahren einen Tiefpunkt erreicht. Dennoch: Offline-Veranstaltungen werden nicht verschwinden. Jedoch müssen sie sich mit Hilfe neuer Formate und digitaler Plattformen weiterentwickeln. Diese bieten vor, während und nach einem Event viele Vorteile. Sie erleichtern die Kommunikation und Terminplanung mit potenziellen Interessenten. Sie versorgen diese im Nachgang mit relevanten Informationen oder Einladungen zu Expertengesprächen. Ohne Excel-Dateien, komplett automatisiert, mit höherer Effizienz und verbesserter Conversion Rate.

In diesem Beitrag lernst du, wie du analoge, digitale und hybride Events mittels HubSpot organisieren kannst, und so einen echten Nutzen für dein Unternehmen generierst: damit aus den kalten Visitenkarten-Leads - Typ Goldfischglas - bereits vor dem Anschlussgespräch informierte vertriebsnahe Kontakte werden.

 

Relevante Angebote & Information für potenzielle Kunden

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mehr qualifizierte Leads

 

Warum klassische Events allein nicht mehr funktionieren

Die Veranstaltungsbranche befindet sich nicht erst seit Corona in der Krise, denn weltweit haben Messen deutlich an Attraktivität verloren. Hohe Standkosten, Platzreservierungen ein Jahr vor der nächsten Messe sowie eine global vernetzte Wirtschaft mit speziellen Anwendungsfällen und erklärungsbedürftigen Produkten sind hier die größten Herausforderungen.

Statista Messebeteiligungen

Quelle: Statista - Wie wird sich die Bedeutung von Messebeteiligungen im Marketing-Mix Ihres Unternehmens in den nächsten 5 Jahren entwickeln? 

Auf welchen Messen lohnt sich ein Stand? Erreiche ich dort meine Zielgruppe und generiere ich Abschlüsse? Kaufe ich womöglich nur eine hohe Sichtbarkeit auf prominenter Bühne teuer ein? Erfolg kann man im Grunde genommen anhand einer einfachen Leistungskennzahl (Key-Performance-Indicator - KPI) messen: den Kundenakquisitionskosten (Customer Acquisition Cost - CAC).

Was kostet die Gewinnung eines Kunden? Rechnet man Standkosten, Anreise, Hotelunterkünfte, Vorbereitung und den Ausfall der Arbeitskraft anwesender Mitarbeiter auf Veranstaltungen mit ein, wird klar, dass die Senkung der CAC kein Sparprogramm, sondern ein Impuls ist, Präsenzveranstaltungen neu zu denken. Geringere CAC bedeuten auch nicht, ein bestehendes Modell nur zu kürzen, sondern ein neues zu etablieren. Hier setzen die Prozesse und Methoden der Automatisierung an.

 

Der Kunde ist digitaler König

Das Auswerten der Notizblöcke und Messeprotokolle, Besucher-Excel-Tabellen oder zu scannende Visitenkarten sind denkbar ineffektiv zur Nachbereitung: analog, nur mühsam und aufwändig zusammenzuführen, fehleranfällig – und damit teuer!

Customer Relationship Management-Systeme (CRM) wie das von HubSpot können Daten mittels vieler Schnittstellen effizient erfassen und verwalten: als Kernstück des Vertriebs sowie als Planungs- & Analyseplattform für Kampagnen und Marketingaktivitäten liefert HubSpot einen konsolidierten Blick auf Daten und Aktivitäten potenzieller und aktiver Kunden. So können beispielsweise Cookies oder Tracking-IDs auf Landing-Pages oder in Newslettern mit der HubSpot-Plattform erstellt und verbunden werden. Genauso lassen sich externe Services über den HubSpot App-Marketplace integrieren: beispielsweise Veranstaltungsplattformen wie Eventbrite oder Splash.

Registriert sich jemand über ein Formular auf der externen Plattform für eine Veranstaltung, Messe oder einen Workshop, führt HubSpot diese Information im CRM mit bereits bestehenden Daten zusammen. Oder es wird ein neuer Datensatz erstellt. In der Kontakthistorie sowie im Reporting der Marketing Automations-Software lassen sich Aktivitäten und Quellen abbilden.

HubSpot Event AppsQuelle: HubSpot - Die besten Event-Marketing-Apps für HubSpot

 

So funktionieren Terminplanung und Abschluss

Aber nicht nur die Terminverwaltung für ein Event lässt sich perfekt organisieren. Im CRM ist beispielsweise auch vermerkt, ob ein Kontakt zuvor an einer Veranstaltung teilgenommen hat, sich häufig für ein bestimmtes Thema aus dem Newsletter interessiert oder bestimmte Blog-Beiträge liest.

Für qualifizierte Leads kann bereits vor dem Aufeinandertreffen ein Gesprächstermin mit einem Experten vorbereitet werden. Statt eines allgemeinen Informationsaustauschs kann somit gleich die nächste Stufe im Sales Funnel genommen werden. Passgenaue, relevanten Informationen stehen bereit und die Wahrscheinlichkeit eines Verkaufsabschlusses steigt.

 

Wie ein Ticket die Conversion Rate erhöht

Für Veranstaltungen wie Keynotes oder Workshops bietet die Eventplanung mit HubSpot einen weiteren Vorteil. Jeder registrierte Besucher kann einen individuellen QR- oder Barcode erhalten. Ein digitales Ticket dient hier weniger zur Zugangskontrolle, sondern der Überprüfung, ob ein Lead am Event teilgenommen hat.

Warum ist das interessant? Weil sich mit dem Check-in zeigt, wie hoch das Interesse am Produkt, einer Dienstleistung oder am Unternehmen selbst ist. Die Marketing Automation-Plattform kann so aufgrund eines Workshop-Besuches - in Kombination mit Themeninteresse oder Nutzungshäufigkeit bestimmter Unternehmenswebseiten - einen Wert bzw. Score festlegen und als Handlungsempfehlung für die weitere Vertriebsarbeit ausgeben.

Ein definiertes Leadscoring zeigt an, wie hoch Gesprächsbereitschaft oder Kaufwahrscheinlichkeit sind. Über regelbasierte Workflows lassen sich zudem zusätzliche Informationen automatisiert versenden. Nach dem Event-Besuch kann einem Teilnehmer so per "Danke"-E-Mail ein PDF-Dokument, der Zugang zu einer kostenlosen Testversion oder der Besuch der Knowledge Base empfohlen werden.

 

Events mit HubSpot

Egal ob Messe, Webinar oder Hybrid-Event, jeder Prozessschritt rund um die Veranstaltungsabwicklung kann mittels HubSpot automatisiert werden: vom Einladungsmanagement bis zu den Follow-ups. Typischerweise ist eine Event-Ankündigung per Newsletter oder Stand-alone-Mailing häufig der Startpunkt. Neben den wichtigsten Informationen sollte auch ein auffälliger Call to Action-Anmelde-Button (CTA) nicht fehlen. Interessenten werden so auf die Landingpage weitergeleitet, auf der sie sich über ein geeignetes Formular anmelden können. Die Daten werden automatisch ins HubSpot CRM eingetragen und Anmelder können automatisiert, mit passgenauen Inhalten zum richtigen Zeitpunkt, versorgt werden.

Möchte man prüfen, auf welchen Kanälen die Event-Promotion am besten funktioniert, empfiehlt sich ein genereller Omni- bzw. Multichannel-Ansatz: Veranstaltungen, die auf LinkedIn, Facebook und weiteren Netzwerken angekündigt werden, können via HubSpot leicht getrackt werden: Durch den Einsatz von UTM-Parametern, die im Grunde für jeden Link funktionieren.

Durch Veranstaltungsformate, die auch von ortsgebunden zu virtuell oder hybrid wechseln können, ergeben sich weitere Möglichkeiten.

Content moves Feature Tip: Live-Videos auf LinkedIn

Live-Sessions sind nicht nur bei Instagram und Facebook beliebt, sondern haben es auch auf Plattformen mit professionellem Fokus geschafft. LinkedIn Live ist da schon weiter, als das DACH-Business-Netzwerk XING, das die Integration eines Live-Events mit GoToWebinar empfiehlt. LinkedIn Live funktioniert mit Livestream-Drittanbietern auf der Plattform selbst und hat dank der Integration zu LinkedIn Sales Navigator und dem hauseigenen Ad-Tool weitere Möglichkeiten Leads in HubSpot zu qualifizieren und mit gezielten Kampagnen anzusprechen.

 

Alles unter einem Hub

Kampagnen lassen sich - direkt aus HubSpot heraus - aufeinander abstimmen, planen, automatisieren und auswerten. Die Marketing Automation-Plattform wird ihrem Namenszusatz “Hub” damit mehr als gerecht, denn sie erlaubt das Ausspielen von Online-, Social Media-, Newsletter- und Nurturing-Kampagnen direkt aus dem Backend heraus. Abhängig von der Lifecycle-Phase eines Leads, kann dieser segmentiert und bespielt werden. Der einzelne Vertriebler hat weniger Aufwand mit administrativen Tätigkeiten, und statt vertriebsunterstützendem "Hit- & Miss-Marketing" nach dem Gießkannenprinzip, entsteht ein hocheffizientes Marketing-Vetriebs-Geflecht.

 

So geht zukunftsorientierte Eventplanung

Eine verstärkt digital-native Zielgruppe erwartet heutzutage innovative Formate, personalisierte Angebote und eine individuelle Ansprache. Die effiziente Gewinnung von Leads, deren Entwicklung zu Neukunden, die Reaktivierung inaktiver Kontakte sowie Bestandskundenpflege hat sich von althergebrachten Methoden der Vergangenheit entkoppelt.

Die klassische Präsenzveranstaltungen wird nach wie vor ihre Rolle spielen, sofern sie um moderne Elemente ergänzt wird: Funktional, beispielsweise durch den Einsatz von VR-Technologie, die ganze Maschinenhallen oder 3D-Explosionszeichnungen auch virtuell besuchen lässt, oder als hybride Veranstaltung, welche Aussteller und Besucher vor Ort, als auch ortsunabhängig miteinander in Kontakt und ins Gespräch bringt.

Zudem wird es wichtiger, persönliche Treffen zielorientiert vor- und nachzubereiten. Der physische Messeauftritt sollte im Zusammenspiel mit der Marketing- & Vertriebsstrategie vor allem auf den tatsächlichen Informationsbedarf der Zielpersonen abgestimmt, geplant und umgesetzt werden. Mit einem ganzheitlichen Ansatz, der neben dem Messeauftritt auch passgenauen Online-Inhalte liefert. Das alles zusammengefasst unter einer Plattform, die Datensilos vermeidet und Interessenten- wie Kundenkommunikation effizient organisiert.

 

Mit deinen zukünftigen Events wünsche ich dir nun viel Erfolg!

Dein Ansgar

- Head of HubSpot bei Content moves -

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So gelingt es dir mittels HubSpot, deine Eventpromotion über mehrere Kanäle hinweg zu gestalten:

Events mit HubSpot CTA

 

Über HubSpot

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