Das Wichtigste vorab: HubSpot erfüllt die DSGVO-Vorgaben. Neue Funktionen machen Ihnen das in Zukunft noch leichter. Wir erklären, wie HubSpot den Datenschutz unterstützt.
Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zum Datenschutz mit HubSpot.
Seit dem 25. Mai 2018 gilt europaweit die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Begriffe wie Tracking-Verbot, Daten-Portabilität und das ominöse „Recht auf Vergessenwerden“ machen die Runde.
Daten verarbeiten – ja, aber…
Folgende Dinge sind besonders wichtig für den Datenschutz nach DSGVO:
- Einwilligung− Opt-In
- Hinweispflicht
- Koppelungsverbot
- Cookies
- Widerruf − Opt-Out
- Recht auf Vergessenwerden
- Auskunftsrecht und Recht auf Übertragbarkeit der Daten
Einwilligung − Opt-In
Dein Kontakt, von dem die Daten stammen, muss in die Verarbeitung seiner Daten einwilligen, und das ausdrücklich, also nicht etwa durch ein Kontrollkästchen, das du fürsorglich für ihn schon mit „Ja“ angehakt hast. Noch besser ist ein Double-Opt-In, wobei dein Kontakt in einer E-Mail, die er nach seiner Registrierung erhält, einen Bestätigungs-Link anklickt.
Mit einer neuen Funktion namens „Rechtsgrundlage“ verfolgt HubSpot die datenschutzkonforme Einwilligung. Damit kannst du die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung nachverfolgen und im Fall einer Prüfung auch beweisen.
Der Zeitpunkt der Einwilligung ist wichtig und wird im System mit einem Zeitstempel dokumentiert.
Hinweispflicht
Wichtig ist in diesem Zusammenhang deine Hinweispflicht: Du musst dem Betroffenen genau erklären, wozu du die Daten verwendest. Damit wären wir beim Verarbeitungszweck. Du musst ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten deines Kontaktes zu verarbeiten. Keine Sorge, auch das Bemühen, deine Produkte zu verkaufen, ist ein berechtigtes Interesse.
Wenn du Leads über HubSpot-Formulare, Live-Chats und Meetings gewinnest, kannst du die notwendigen Hinweise einblenden oder auf deine Datenschutzerklärung verlinken.
Koppelungsverbot
Die Einwilligung darf nicht dazu genutzt werden, dem Betroffenen noch andere Zusatzleistungen unterzuschieben. Das heißt: Für jede Kommunikationsart muss der Kontakt separate Einwilligungen erteilen.
Die Kenntnisnahme deiner Datenschutzerklärung musst du dir separat bestätigen lassen. Also niemals die Bestellung eines Newsletters und die Datenschutzerklärung in einem einzigen Kontrollkästchen abhaken lassen!
Die Vorgabe der separaten Einwilligungen wird von HubSpot unterstützt: Für jede Kontaktart lässt sich die zugehörige Einwilligung nachverfolgen und nachweisen.
Cookies
HubSpot verwendet Cookies, die das Verhalten von Website-Besuchern nachverfolgen – das so genannte „Tracking“. Das ist nur zulässig, wenn der Besucher vorher in leicht verständlicher Form informiert wurde.
Im Einklang mit dem Datenschutz stellt HubSpot demnächst einfache Standardformulierungen bereit. Mit diesen kannst du eine Einwilligung zur Nutzung von Cookies auf den mit HubSpot erstellten Webseiten einfach einholen und nachweisen.
Widerruf – Opt-Out
Ein Kontakt kann seine Einwilligung (oder eine seiner Einwilligungen) in die Datenverarbeitung widerrufen (Opt-Out). Das muss ihm mindestens ebenso leicht gemacht werden wie das Einwilligen selbst.
HubSpot passt seine Abonnement-Einstellungen derart an, dass deine Kontakte genau erkennen, welche Einwilligungen sie erteilt haben. Ebenso einfach können diese ihre Einwilligungen widerrufen. Alle über HubSpot versendeten E-Mails enthalten zudem einen Link zum Abbestellen der Benachrichtigungen.
Auch beim Opt-Out kommt es auf den Zeitpunkt an. Ab dem Moment des Widerrufs darfst du die Daten des Betroffenen nicht mehr speichern oder verarbeiten. Daher wird auch der Opt-Out mit einem Zeitstempel im System erfasst.
Recht auf Vergessenwerden
Selten findet die Juristerei so blumige Formulierungen. Gemeint ist, dass dein Kontakt das Recht auf Löschung all seiner Daten hat, einschließlich Tracking-Verlauf, Anruf-Informationen und Formular-Übermittlungen. HubSpot wird rechtzeitig DSGVO-konforme Löschmöglichkeiten bereitstellen.
Auskunftsrecht und Recht auf Übertragbarkeit der Daten
Auf Anfrage musst du einem Kontakt sagen, welche Daten du von ihm gespeichert hast. Außerdem musst du diese Daten komplett an einen anderen Anbieter übergeben, wenn der Kunde es verlangt. HubSpot ermöglicht dir, alle relevanten Daten zu exportieren und dem Kontakt zu übergeben.
Fazit
Die HubSpot Marketing Plattform hilft dir dabei, die Anforderungen der DSGVO so einfach wie möglich umzusetzen und diese als Chance für eine wirklich kundenorientierte Kommunikation zu nutzen.
